Her finner du en enkel innføring i tilganger og tilgangskoder. Du vil få en oversikt over hvilke tilgangskoder vi bruker i direktoratet og etaten og få en oversikt over hvilke anvendelsesområder de har.
Beskrivelse:
Oversikt over roller og rettigheter i Elements – Under revidering
Beskrivelse - autorisasjoner og tilganger – Under revidering
Tilganger og tilgangskoder
Sensitiv informasjon som skal unntas offentlighet, må aktivt skjermes og/eller sladdes, slik at ikke teksten ligger åpent tilgjengelig i offentlig journal og for de ansatte i etaten. Tilgangskoder benyttes til å skjerme sensitive opplysninger. Brukerne gis tilgang til disse kodene etter stilling og funksjon. Prinsippet er at man skal se de opplysninger man trenger for å gjøre jobben sin, ikke mer. Dokumentforvaltningen setter forslag til tilgangskode på inngående dokumenter, og saksbehandler setter tilgangskode på dokumenter som vedkommende produserer eller importerer fra Outlook, men det er alltid saksbehandlers ansvar å påse at sensitive dokumenter har tilgangskode og at sensitiv tekst er skjermet. Vi skal ikke skjerme mer enn nødvendig da det er fokus på meroffentlighet i offentlig sektor.
Det er leder som avgjør hvilke tilgangskoder du skal ha tilgang til, og autoriseres for. Dersom det er behov for ytterligere tilganger, er det leders jobb å bestille dette via Serviceportalen.
Tilgang til dokumenter styres og kontrolleres via ElementsFlyt og Elements Sikker. En bruker har ikke automatisk tilgang til alle dokument på for eksempel et barn, selv om barnet hører til brukers enhet – en bruker har kun tilgang til dokumenter som eies av egen enhet så lenge bruker er autorisert for tilgangskoden på dokumentet. Eies dokumentet av en annen enhet må man henvende seg til eier/saksbehandler av dokumentet og be om tilgang til dokumentet.
Rutine for autorisasjoner og tilganger i ElementsFlyt finner du her.
Rutine for autorisasjoner og tilganger i Elements Sikker finner du her.
I etaten har vi følgende tilgangskoder:
| Tilgangskoder på intern sone:
|
Arbeids- og saksfelt
|
| AD - Adopsjon
|
Koden brukes i administrative saker og i informasjonssaker knyttet til adopsjon der det forekommer opplysninger om potensielle adopsjonssøkere, klagesaker og
innsynsbegjæringer barnearkivet
|
| AF
|
Koden brukes på dokumenter som knyttes til arbeidsforhold som må unntas fra offentlighet. F.eks.: arbeidsavtale, politiattester, pensjonsmeldinger; lønnsopplysninger (bilag),
vitnemål osv
|
| AS - Ansettelsessaker
|
Koden brukes i ansettelsessaker
|
| BV - Barnevern
|
Koden brukes i administrative saker og i informasjonssaker knyttet til barnevern der det forekommer personsensitive opplysninger om barn og/eller familier Eksempler: Bekymringsmeldinger, klagesaker, tilsynsrapporter og tilsynssaker
|
| B1 - Barnevern
|
Koden benyttes på saker vedrørende Haag80 og Haag96
|
| B2 - Barnevern
|
Koden brukes i administrative saker og i informasjonssaker knyttet til barnevern der det forekommet personsensitive opplysninger om barn og/eller ansatte på private
barnevernsenter
|
| EO - Ekteskapssaker (Bufdir)
|
Koden brukes på sakstyper behandles av Avdeling ekteskapsrett og rettferdsvederlag.
Disse sakene er ekteskapssaker og ISS – kontaktformidling
|
| EV - Evalueringsteamet
|
Koden benyttes av Evalueringsteamet i saker vedrørende evaluering av fosterhjemstiltak
|
| FV - Familievern
|
Koden brukes i administrative saker og i informasjonsaker knyttet til familievern Eksempler: Klagesaker og fritak for mekling
|
| HA-Hemmelig adresse
|
Koden brukes kun i saker og dokumenter vedrørende godkjenning/kvalitetssikring av institusjoner/avdelinger for plassering av barn etter § 6-6 i Lov om barnevern.
Navn på enhet må skjermes. Kun et fåtall har tilgang til sakene/dokumentene
|
| K - Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår av private leverandører
|
Koden brukes av EIS i forbindelse med kontroll av lønns- og arbeidsvilkår av private
barneverninstitusjoner
|
| KT - Kompetanseteamet
|
Koden brukes kun av Kompetanseteamet mot tvangsekteskap og kjønnslemlestelse i
forbindelse med svært sensitiv dokumentasjon for kompetanseteamets
fagområde
|
| L1 – Lønnsbilag
|
Koden brukes i bilags- og oppdragstakermapper.
|
| L2 – Lønnsbilag begrenset tilgang
|
Koden brukes på dokumenter som gjelder for eksempel fagforening og innkreving.
|
| P – Personalsaker
|
Koden brukes på personalmapper.
|
| P1 - Personalsaker (sensitive)
|
Koden brukes i saker/dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger om
den enkelte ansatte.
|
| P2 - Personalsaker (begrenset tilgang)
|
Koden brukes i saker/dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger om den
enkelte ansatte og som krever ytterligere skjerming utover P1-koden. Kun et begrenset antall brukere har tilgang.
|
| P3 - Personalsaker (strengt fortrolig)
|
Koden brukes i saker/dokumenter som inneholder informasjon som er Strengt fortrolig ihht Beskyttelsesinstruksen §4. Kun saksbehandler og mottaker av dokumentet har tilgang. Autorisasjon gis kun etter avtale med direktør i Bufdir, og opprettes kun av utpekt
medarbeider ved Dokumentsenter Lillestrøm.
|
| S - Sperret
|
Koden benyttes kun i saker/dokumenter som omhandler svært sensitive opplysninger
om barn som ikke har klientmappe. Kun et fåtall er autorisert. Kun saksbehandler og
mottaker av dokumentet har tilgang. Autorisasjon opprettes kun av utpekt medarbeider ved Dokumentsenter Lillestrøm.
|
| TR - Tilsynsrapporter
|
Koden benyttes i saker/dokumenter til/fra fylkesmennene som gjelder tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk
|
| U - Unntatt offentlighet
|
Koden brukes på alle administrative saker der det er behov for å unnta for offentligheten.
|
| Tilgangskoder på sikker sone:
|
Arbeids- og saksfelt
|
| AD - Adopsjon
|
Koden benyttes i saker med informasjon tilknyttet alle adopsjonsprosesser, søknader om adopsjon, klagebehandling, forberedelse for bortadoptering av barn og innsynsbegjæringer i adopsjonssaker.
|
| A1 - Samtykkeadopsjon
|
Koden benyttes i samtykkeadopsjonssaker - kun gjeldende for region Øst
|
| FH - Fosterhjemssaker
|
Koden brukes i fosterhjemssaker, beredskapshjemssaker, behandlingsfosterhjemssaker, familiehjemssaker og i saker på avlastningshjem.
|
| KB - Klientsak barnevern
|
Koden brukes i barnevernssaker.
|
| K1 - Klientsak barnevern - Fortrolig (begrenset tilgang)
|
Koden brukes i barnevernssaker hvor barnet er beskyttet til nivå Fortrolig i henhold til Beskyttelsesinnstruksen Vedtak fra Skatteetaten skal foreligge så raskt kommunen kan framskaffe det. Vedtak fra Skatteetaten skal foreligge så raskt kommunen kan framskaffe det.
|
| K2 - Klientsak barnevern (ekstra beskyttelse overfor barn)
|
Koden brukes i barnevernssaker som krever beskyttelse Strengt fortrolig i henhold til Beskyttelsesinnstruksen (tvangsekteskap og drapstrusler). Vedtak fra Skatteetaten skal foreligge så raskt kommunen kan framskaffe det.
|
| KF - Klientsak familievern
|
Koden benyttes i saker som omhandler tilsyn under samvær, fritak fra mekling og
dekking av reiseutgifter i forbindelse med mekling.
|
| MA - EMA
|
Koden brukes i saker vedrørende enslig mindreårige asylsøkere (EMA).
|
| RV - Rettferdsvederlag
|
Koden brukes i saker vedrørende rettferdsvederlag.
|
| FK - Familierådskoordinator
|
Koden brukes vedrørende familierådsaker
|
Hjemler
En tilgangskode kan ha flere lovhjemler å velge blant. Hver tilgangskode har en standard hjemmel/pre-utfylt hjemmel som blir anvendt hvis du kun skriver kortnavnet for tilgangskoden i tilgangskode-feltet.
Har du ønsker om å bruke en annen hjemmel til tilgangskoden kan du velge hjemmel på nedtrekksmeny i feltet hjemmel.
