Generelt om elektronisk godkjenning

Som hovedregel skal alle dokumenter i saksbehandlingen i Bufetat godkjennes før de ekspederes. Elektronisk godkjenning i ephorte er knyttet til logging av handlinger som utføres av pålogget bruker i systemet, og kan likestilles med fysisk signatur ved bedømmelse av et dokuments autentisitet.

Det er ikke nødvendig å signere et dokument fysisk når det er godkjent elektronisk. Følgende tekst er påført malene i ePhorte «Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur», dersom dokumentet krever signatur må denne teksten slettes. Elektronisk godkjenning skal gjennomføres, uavhengig av om det (i enkelte tilfeller) er påkrevd at dokumentet har fysisk signatur.

En leder kan ved alminnelig delegasjon gi saksbehandler tillatelse til selv å godkjenne et dokument. Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på. Hvert ledd i linjen skal til enhver tid vurdere om saken eller problemstillingen skal løftes. Det er leders ansvar å avgjøre hvilke saker/problemstillinger innenfor enhetens/avdelingens saksfelt som skal linjebehandles.

De aller fleste brev kan sendes uten håndskrevne signaturer. Dette åpner for mer bruk av elektronisk ekspedering ved bruk av SvarUt.

Offentlige brev til departementer og offentlige etater kan sendes via SvarUt løsningen (gjelder dokumenter i både intern og sikker sone).

Godkjenningsnivåer

Veiledere på elektronisk godkjenning finner du her.

Det er to nivåer for elektronisk godkjenning i ePhorte:

• Enkel godkjenning: Saksbehandler sender dokumentet på godkjenning til leder eller til seg selv (dersom saksbehandler har godkjenningsmyndighet).
• Godkjenningsrunde: Dokumentet godkjennes av en eller flere (ledere).
• Vedlegg: Før dokumentet sendes på godkjenning må det påses at eventuelle vedlegg det vises til i brevet, er lagt inn som vedlegg til journalposten. Dette gjelder også avtaler og skjema som sendes ut for besvarelse/utfylling og retur. Dette er vår dokumentasjon på hva som er sendt mottaker.
• Når et dokument er elektronisk godkjent loggføres dette, loggføringen fungerer som signatur (og parafering).
• Når godkjenning er ferdig, må dokumentet endres til status F (dette skjer automatisk ved bruk av enkel godkjenning). Dokumentet er da klart for elektronisk ekspedering. Når dokumentet er ekspedert, endres status til E – ekspedert (skjer automatisk)
• Dokumentforvaltningen søker opp utgående dokumenter med status E (ekspedert), for å journalføre disse. Dokumenter som ikke er elektronisk godkjent vil bli endret til status R (reservert) og havner da i saksbehandlers mappe «Dokumenter under arbeid».

Kontroll av elektronisk godkjenning

• Når et dokument er elektronisk godkjent loggføres dette, loggføringen fungerer som signatur (og parafering).
• Når godkjenning er ferdig, må dokumentet endres til status F (dette skjer automatisk ved bruk av enkel godkjenning). Dokumentet er da klart for elektronisk ekspedering. Når dokumentet er ekspedert, endres status til E – ekspedert (skjer automatisk)
• Dokumentforvaltningen søker opp utgående dokumenter med status E (ekspedert), for å journalføre disse. Dokumenter som ikke er elektronisk godkjent vil bli endret til status R (reservert) og havner da i saksbehandler mappe "Dokumenter under arbeid".

Håndskreven signatur og fysisk arkivering

Det er opptil saksbehandler/leder å vurdere i hvilke tilfeller det er påkrevd med fysisk signatur, og evt. fysisk arkivering. Hovedregelen er at kun brev som juridisk sett krever det, skal ha håndskrevne signaturer. Det er saksbehandlers og leders ansvar å påse at brev som krever signatur faktisk har det.

Hvilke typer dokumenter krever håndskreven signatur?

De aller fleste brev kan sendes uten håndskrevne signaturer. Dette åpner for bruk av elektronisk ekspedering ved bruk av SvarUt. Alle offentlige brev til departementer og offentlige etater kan sendes via SvarUt løsningen (gjelder dokumenter i både intern og sikker sone).

Der håndskreven underskrift er påført må teksten nederst i malen i ePhorte fjernes:

                            - Dokumentet er godkjent elektronisk, har derfor ikke håndskrevet signatur -

Det er den elektroniske versjonen som skal avleveres til arkivdepot. Der det er påkrevd signatur, bes det om at kopi med signatur sendes til Dokumentmottak for skanning. Den fysiske versjon vil bli makulert etter skanning. Dette gjelder f.eks.:

• Tvangsprotokoller

Hvilke typer dokumenter krever fysisk arkivering?

Fullelektronisk arkiv betyr at de digitale dokumentene er å regne som originale, og er det vi på sikt skal avlevere til arkivverket. Det er allikevel tilfeller der lovbestemte krav eller juridiske føringer tilsier at papirversjonen også må arkiveres. F.eks. at en avtalepart krever at avtalen skal finnes på papir i signert stand. Eksempler på slike avtaler kan være:

• Eiendomskontrakter
• Husleiekontrakter
• Anskaffelsesavtaler
• Leieavtaler
• Rammeavtaler
• Kontrakter for fosterhjem og beredskapshjem

Originale avtaler sendes Dokumentmottaket når alle parter har signert kontrakten!

Sendes:              

Bufetat (+ navn på region/enhet)
Postboks 2233
3103 Tønsberg