Fullelektronisk arkiv og Elements

Bufetat og Bufdir har felles fullelektronisk arkiv. Det vil si at alle dokumenter er elektronisk tilgjengelig. Elements er Bufetats offisielle arkiv- og saksbehandlingssystem. Her lagres alle arkivverdige dokumenter, både de som kommer inn til Bufetat og de som produseres av ansatte i etaten. 

Den 01.03.2013 gikk Bufetat over til fullelektronisk arkiv. Det ble foretatt et skarpt periodeskille, og etaten bruker det Noark 5-baserte saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte, levert av Evry. All arkivverdig dokumentasjon datert før 01.03.2013 skal ligge i Bufetats papirarkiv, mens all arkivverdig dokumentasjon datert etter denne datoen skal ligge inn i ePhorte. 1. februar 2023 gikk Bufetat over til å benytte sak-/arkivsystemet Elements, levert av Sikri.

Teksten i journalen skal skrives i samme målform som målformen i dokumentet, slik at et dokument på nynorsk registreres med journaltekst på nynorsk og et dokument på bokmål med journaltekst på bokmål. Det er i strid med likestillings- og likeverdsprinsippet i lov om målbruk i offentlig tjeneste å påby ensartet målform i journalen.

https://www.regjeringen.no/contentassets/2e3fee8cc9ce43fb858bc7449b892098/for-innholdsleverandorene-til-oep.pdf

Arkivverdig post

Med arkivverdig post menes dokumenter som anses å inneholde opplysninger eller vurderinger som har betydning for en sak - dvs. være gjenstand for saksbehandling eller i seg selv ha verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også e-post. Lovverket skiller ikke på dokumentenes medium, men fokuserer på innhold.

Dokumentet er arkivverdig hvis du svarer ja på ett eller flere av disse spørsmålene:

• Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak?
• Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i en sak?
• Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av Bufetat?
• Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker?
• Er dokumentet viktig for at Bufetat kan dokumentere sine vedtak og tiltak for all ettertid?
• Er dokumentet viktig med tanke på at offentligheten skal kunne se viktig dokumentasjon om Bufetat planer og virksomhet?
• Er dokumentet viktig for at forvaltningens historie kan skrives i fremtiden?
• Rettsikkerheten for klientene og for de ansatte

All arkivverdig post skal sendes til sentralt dokumentmottak. Når du sender arkivverdig dokumentasjon til dokumentmottaket for skanning, må du sjekke at dokumentene er lesbare. Dersom dokumenter ikke er lesbare, kan de ikke skannes og legges inn i Elements. Lesbarhet gjelder også signaturer. Bruk blå kulepenn når du, eller andre, skal signere. Dersom du mottar arkivverdig post direkte adressert til din enhet, er det viktig at posten videresendes til dokumentmottaket for skanning umiddelbart. Husk å sende dokumentene i originalkonvolutt. Dersom du eller enheten har mottatt flere brev med arkivverdige dokumenter, kan disse sendes i en samlekonvolutt (originalkonvoluttene skal være med). Husk å merke konvolutten tydelig med informasjon om hvilken enhet som er avsender.

Adressen til sentralt dokumentmottak er Postboks 2233, 3103 Tønsberg.

 Ikke arkivverdig post

Sentralt dokumentmottak mottar en del internpost som ikke er arkivverdig. Dette er f.eks. skjema som gjelder ansettelsesforhold, arbeidstid og lønn. Se skjemabanken for å få informasjon om hvor slike skjema skal sendes.

Fakturaer sendes ofte fra leverandører til dokumentmottaket. Husk å oppgi adressen til Fakturamottak DFØ som fakturaadresse i din kontakt med leverandører.

Annen post som ikke skal sendes til sentralt dokumentmottak er:

• Reklamesendinger/kataloger – uadressert og adressert
• Aviser og tidsskrifter
• Pakker og varesendinger (til leveringsadressen)
• Tilbud fra leverandører (anskaffelsesprosess/anbud)
• Brev til klienter
• Personlige brev til saksbehandlere
• Kontrakter/avtaler som skal signeres før skanning (eiendomskontrakter/leiekontrakter, tre-parts-avtaler, fosterhjems- og beredskapshjems- kontrakter osv.)

Her må avsender benytte din enhets lokale postadresse.

Elements

Soner

I Bufetat er Elements delt i to soner. Vi har en Elements på intern sone, og en Elements på sikker sone.

For å få logget på Elements på sikker sone, må du være innlogget på sikker desktop.

Intern sone inneholder etatens sak-, personal- og bilagsarkiv, og på sikker sone finner du vårt objektarkiv; klient barnevern, enslige mindreårige asylsøkere, fosterhjem, klientsaker innen familievern samt rettferdsvederlag og adopsjon. En oversikt over hvilke saker som kan ligge i Elements, og hvilke dokument som kan ligge i de ulike sakene finner du her.

Sak

I Elements finner du elektroniske saker (erstatter de tidligere papirmappene), journalposter og dokumenter. En sak består av en eller flere journalposter, som igjen består av et eller flere dokumenter (hoveddokument pluss eventuelle vedlegg). Nye saker i Elements opprettes av avdeling dokumentforvaltning - send en forespørsel via Serviceportal for opprettelse av nye saker.

Der vi før hadde hvert vårt arkiv, har etaten nå et felles arkiv. Det innebærer at man innad i etaten (regionene) skal sende notater i Elements i stedet for brev til hverandre. Det betyr også at vi kan ha felles saker i arkivene våre, både på sikker og intern sone, på tvers av enheter og regioner. Med felles saker menes det saker hvor det er en administrativ enhet som står som hovedeier, og flere administrative enheter (aktører) skal benytte denne i sin saksbehandling, selv om de ikke står som eier av den.

For korrespondanse mellom Bufdir og regionene skal det benyttes inngående og utgående brev. Strukturen i Elements skal gjenspeile at direktoratet og regionene er to ulike forvaltningsnivå – se Rutine for korrespondanse mellom Bufdir og Bufetat

Enslige mindreårige asylsøkere og flykninger og klientsaker er eksempler på fellessak. Vi skal nå kun ha én sak per barn. Disponeringsbrev, disponeringsskriv, ansettelsessaker, tilsynssaker og LSU-saker er eksempler på andre felles saker. Ved hjelp av tilgangsstyring sikrer vi at krav til konfidensialitet og personvern ivaretas.

Saken: En sak omfatter alle dokumenter om et emne, en oppgave eller et objekt/person. Hva som skal utgjøre en sak bestemmes av hva man har behov for å finne tilbake til samlet for å sikre god oversikt og oppfølging. Som eksempel kan nevnes tilsyn ved institusjoner. Velger man å samle dokumenter om flere institusjoner i samme sak, kan det bli mye å bla seg gjennom og det kan være tidkrevende å finne nettopp de dokumentene man er ute etter. Det er derfor lønnsomt å ha en sak per institusjon, da dette sikrer god oversikt og oppfølging.

Enkelte fagområder i Bufetat har klart definerte saker, f.eks. har en klient sin egen sak (klientmappen), en ansatt har sin egen sak (personalmappen) og et fosterhjem har sin egen sak.

Alle saker har et unikt saksnummer som saken beholder hele tiden, også ved årsskifter.

Journalposten: Saken inneholder dokumenter og hvert av dokumentene er knyttet til en journalpost.

Journalposten inneholder sentrale opplysninger om dokumentet/dokumentene som blir lagt ved (metadata, felt); som dato, avsender/mottaker, dokumenttype, saksbehandler, innhold, etc. Journalposten kan sammenlignes med konvolutten til brevet. En og samme konvolutt kan ikke inneholde både inngående og utgående brev, det betyr at skal du svare ut et innkommet brev må du opprette ny konvolutt (journalpost).

I feltet Innhold registreres en kort beskrivelse av dokumentets innhold. Det er derfor viktig å velge ord som sier noe om dokumentet og som dermed gir gode gjenfinningsmuligheter. Hvis en journalpost har «Referat fra møte» i innholdsfeltet, sier det egentlig lite (det kan være mange møtereferater). Står det derimot «Referat fra møte om oppfølging av skoleresultater for 1 halvår 2014» gir det straks mer mening.

Journalposten har et eget nummer inne i saken.

Dokumentet: Selve det elektroniske dokumentet er knyttet til journalposten. Det må ligge inn et hoveddokument, men det kan også ligge ved ett eller flere vedlegg.

Dokumenttyper

Interne notat (X- og N-notat)

Notater benyttes når du skal sende et dokument til en intern mottaker i Bufetat. Korrespondanse mellom Bufdir og regionene skal opprettes som inngående og utgående brev. Rutine for samhandling mellom Bufdir og regionene finner du her: http://bufetat.arkivplan.no/content/view/full/15883

Notater skal benyttes i stedet for interne e-poster, så fremt det er arkivverdig.

Hvis du ønsker at mottaker skal følge opp eller svare på notatet du sender, skal du bruke dokumenttype N, notatet får da restanse (rødt flagg) hos mottaker.

• N-notat skal behandles på lik linje som et inngående dokument og må enten besvares med et nytt notat (n eller x) eller avskrives med enkel avskriving.

Hvis du ikke behøver svar på notatet, bruker du dokumenttype X (notatet får ikke restanse hos mottaker).

Dokumenttype Y (mappedokument) brukes når man ønsker å lagre informasjon som ikke er arkivverdig.

Se veileder for å Opprette interne notat.

Restanse

En restanse er det samme som ubehandlet post i Elements. Både inngående brev og N-notater skaper restanse. En restanse vises som røde eller blå flagg. De røde flaggene betyr at det er du som har ansvar for å behandle posten. Blått flagg betyr at noen andre enn deg har ansvar for å behandle posten. For å fjerne restansen må du enten svare ut eller avskrive brevet. Du finner dine restanser i din Innboks (Mine ubesvarte dokumenter) i Elements venstremeny.

Roller

I Elements har vi ulike roller avhengig av hvilke oppgaver vi skal utføre. Alle har en standardrolle der de enten er en leder/ saksfordeler eller en saksbehandler. I Elements er det også mulig å ha en fungerer-for-rolle der kollegaer kan fungere for hverandre under ferie og sykdom. En leder skal kun ha sin lederrolle – denne rollen tillater leder å utføre vanlige saksbehandleroppgaver samt lederoppgavene i Elements. Alle andre er definert som saksbehandler uavhengig om de er rådgiver, miljøterapeut eller psykolog. Det er viktig at man velger rett rolle ut ifra hvilke oppgaver man skal utføre. For eksempel hvis du har rolle ved flere avdelinger eller enheter må du velge riktig rolle slik at rett informasjon blir registrert i for eksempel brevene du skriver.

Tilganger/tilgangskoder

Tilgangskoder benyttes til å skjerme sensitive opplysninger. Brukerne gis tilgang til disse kodene etter stilling og funksjon. Dokumentseksjonene setter tilgangskode på inngående dokumenter, og saksbehandler setter tilgangskode på dokumenter som vedkommende produserer eller importerer fra Outlook, men det er alltid saksbehandlers ansvar å påse at sensitive dokumenter har tilgangskode og at sensitiv tekst er skjermet. For mer informasjon om tilganger, tilgangskoder og hjemler se her.

Godkjenning

Elektronisk godkjenning erstatter den tidligere håndskrevne signaturen på dokumenter. Vi har to måter å godkjenne på i Elements, enkel godkjenning og sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde).

Enkel godkjenning: Benyttes når en skal godkjenne (elektronisk signatur av en med godkjenningsmyndighet)

Sekvensiell godkjenning: Benyttes får flere enn en skal godkjenne (elektronisk signatur av flere)

Veiledere for elektronisk godkjenning finner du her.

Ordliste:

Ordliste - arkiv- og dokumentasjonsuttrykk.pdf 130,24 kB