Rutine: Ekstern korrespondanse i Bufetat (inngående brev og utgående brev)

Aktuelle veileder finner du her.

Generelt

Merk deg at flere kan jobbe i samme sak, selv om man tilhører forskjellige enheter og regioner. Alle dokumentene om et tema kan samles i en sak, både de interne dokumentene (dokumenttype N og X) og eventuelle eksterne dokument (dokumenttype I og U). Dette gir god oversikt og gjør oppfølgingen enklere og tryggere.

Skrive utgående brev

Finn riktig sak, besvar inngående brev eller opprett ny journalpost og velg dokumenttype U. Registrer en informativ tekst i innholdsfeltet, dette er viktig for søkbarhet og gjenfinning. Hvis aktuelt, registrer tilgangskode og eventuell skjerming av tekst (f.eks. personopplysninger). Legg til mottaker(e), her velger du om de skal være hoved - eller kopimottakere ved å hake av for Kopi. Velg Lagre og nyttdokument, velg ønsket mal og skriv dokumentet. Se veileder for å Opprette utgående brev.

Registrere interne kopimottakere

Interne mottakere av et utgående brev må legges til i fanen Interne mottakerei journalposten. Når interne mottakere blir lagt til vil de automatisk bli liggende som kopimottakere. Du trenger ikke kjenne initialer (kode) eller korrekt navn på mottakerne eller mottakernes enhet, dette kan du søke fram når du registrerer. Det anbefales å kun sette enheten som mottaker på notatet, da kan enheten selv fordele videre til rett saksbehandler, og man er sikret at posten kommer frem. Hvis du sender kopi direkte til saksbehandler må du være sikker på at vedkommende er riktig saksbehandler og er til stede (ikke er syk, har ferie etc.).

Vedlegg

Vedlegg skal produseres i ePhorte, eventuelt hentes inn i ePhorte fra fil. Dette må gjøres før brevet ferdigstilles, slik at vedleggene flettes inn i brevet i ePhorte. NB! Vises det til vedlegg i hoveddokumentet skal vedlegg alltid ligge inn i journalposten. Se veileder for å Legge til vedlegg.

Sende dokumentet til godkjenning

Før dokumentet ferdigstilles skal det som hovedregel godkjennes (avhengig av fullmakter og innhold). Du kan velge mellom enkel godkjenning og sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde).

Enkel godkjenning

Enkel godkjenning benyttes når kun en skal godkjenne dokumentet. Ved enkel godkjenning endres status til F - ferdig i det øyeblikk det godkjennes.

Sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde)

Sekvensiell godkjenning benyttes når flere skal godkjenne/ signere et dokument. Her må saksbehandler selv ferdigstille (sette status til F – ferdig) notatet når det er godkjent av alle på runden. Husk tilgangsgruppe på journalposten slik at deltakerne i runden kan se dokument de skal godkjenne.

Når får intern kopimottaker brevet

Når du er helt ferdig med å skrive brevet og har krysset av for «Marker dokumentet som ferdig», får brevet status F. Da har mottaker dokumentet i sin Post til orientering umiddelbart.

Innsyn og vurdering av offentlighet

Vurder om brevet skal unntas offentlighet og velg riktig tilgangskode og lovhjemmel. Skjerm eventuell sensitiv tekst.

Hovedregel er at utgående brev skal ekspederes elektronisk. Du har bare ansvar for å sende brevet elektroinsk. Dersom mottaker ikke har elektronisk postkasse, eller ikke åpner det, vil brevet bli skrevet ut og sendt manuelt av et eksternt firma. Veiledere og rutine for elektronisk ekspedering finnes her.

Skal brevet sendes fysisk må du først ferdigstille det, skrive det ut og sende det til mottaker selv.

ePhorte-veiledere

Veilederne hjelper deg som ønsker detaljerte beskrivelser med bilder av hvordan de enkelte oppgavene utføres i ePhorte:http://bufetat.arkivplan.no/content/view/full/14853