Dine oppgaver finner du i venstremenyen under søkene Saksbehandling og Ledelse

Saksbehandlers oppgaver - gjelder saksbehandlere og ledere

• Sjekke Mine ubesvarte dokumenter - lese innkommet post

• Avskriv og besvar de brev/notater som skal avskrives/besvares
• Sjekke Til orientering siste 30 dager- hold deg oppdatert på kopier til deg selv
• Sjekke Dokumenter klar til ekspedering (dokumenter som er godkjent og har fått status F)
• Sjekke Dokumenter sendt til godkjenning (følge med)
• Sjekke Dokumenter under arbeid– eventuelt sende til godkjenning/ferdigstille
• Hvis du mottar dokumenter direkte, som fysisk post, som du vurderer som arkivverdige (i møter, etc), må du sørge for at de blir sendt til dokumentmottaket i Tønsberg – adressér til din enhet, men postadresse Tønsberg – merk gjerne dokument med referansen hvis du vet dette. Hvis det dreier seg om e-post, kan du selv legge den inn i saksbehandlingssystemet (intern sone)
• Har du mottatt post du ikke skal behandle, fordel til riktig saksbehandler, eller hvis du ikke vet dette, gi beskjed til dokumentforvaltningen, så vil de lete opp rett mottaker
• Det er også viktig at saksbehandler ser over at skjerming og tilgangskoder er korrekte (Dokumentforvaltningen foreslår tilgangskode og hjemmel ved journalføring av innkomne dokumenter, men saksbehandler har ansvar for å kontrollere) - les mer om skjerming og tilganger under Tilganger, tilgangskoder og hjemler
• Saker som er ferdige og kan avsluttes må endre status fra Under behandling til Ferdig slik at Dokumentforvaltningen kan kvalitetssikre og avslutte saken. NB! Det er for tiden ingen kobling mellom BiRK og saksbehandlingssystemet når et hjem blir nedlagt, eller et barn anonymiseres/avsluttes i BiRK. Saker på barn eller fosterhjem blir derfor ikke automatisk ferdigstilt i saksbehandlingssystemet. Dere bør derfor også gå inn i saksbehandlingssystemet og ferdigstille sakene der. Husk at alle journalposter skal være fordelt til en saksbehandler, og sørg for at saken ikke har aktive oppgaver, som for eksempel flagg på seg før dere ferdigstiller den.
• Leders oppgaver kommer i tillegg. Det betyr at en leder eller en saksbehandler med "fungere for"-rolle i saksbehandlingssystemet har ansvar for å utføre både saksbehandleroppgaver og lederoppgaver. 

Leders oppgaver

• Fordele post og eventuelle kopier til saksbehandlere på avdelingen(e)
  • Vurderer om det er riktig enhet som har fått saken til behandling, hvis ikke skal leder fordele til riktig enhet, evt fjerne adm.enhet slik at den går tilbake til dokumentsenteret - skriv da en merknad om at denne var feilfordelt
  • Kontrollerer at saksdokument er registrert i riktig saksmappe og med riktige opplysninger (saksbehandler, tilgangskode, innholdsbeskrivelse og klassering)
• Godkjenne/ikke godkjenne brev og notater
• Påse at saksbehandlere i egen enhet har riktige tilganger
• Påse at saksbehandler i egen enhet som slutter har gått gjennom sin Ubesvarte dokumenter og Dokumenter under arbeid – se saksbehandlers oppgaver.
  • Dokumenter i Mine ubesvarte dokumenter skal enten viderefordeles til en annen saksbehandler eller avskrives. Dokumenter under arbeid skal enten viderefordeles til en annen saksbehandler eller sendes til godkjenning/ferdigstilles. Mine ubesvarte dokumenter og Dokumenter under arbeid skal ikke inneholde noen dokumenter når man slutter i enheten
• Leder har også ansvar for å sende sluttmelding via Mine ansatte når en ansatt slutter ved enheten, slik at den ansattes roller/tilganger blir avsluttet i systemene

ElementsFlyt og Elements Sikker

ElementsFlyt og Elements Sikker er direktoratet og etatens saksbehandlingssystem, som gir oss en oversikt over hvilke saker direktoratet og etaten har til behandling, og som produseres av ansatte. Dette bl.a. for å sikre at alle henvendelser som krever svar blir besvart, og at svaret blir gitt innen rimelige frister. 

En oversikt over hvilke saker som kan ligge i systemet og hvilke dokument som kan ligge i de ulike sakene finner du her.

Intern sone

• Administrativ og faglig dokumentasjon
• Personaldokumentasjon
• Ansettelsessaker
• Bilagsarkiv

Sikker sone

• KlientBarnevern
• Fosterhjem
• Enslig mindreårige asylsøkere
• Samvær under tilsyn
• Rettferdsvederlag
• Adopsjon

Historisk ePhorte

Historiske baser er nå tilgjengelige i Elements (egen pålogging) - Veileder finner du her

Søking og gjenfinning

Du kan søke fram saker og dokumenter i hele dokumentbasen - kun begrenset av din autorisasjon/rettigheter/tilganger.

Roller

I saksbehandlingssystemet kan man ha flere roller. Alle har en standardrolle der de enten er en leder/ saksfordeler eller en saksbehandler.  En leder skal kun ha sin lederrolle – denne rollen tillater leder å utføre vanlige saksbehandleroppgaver samt lederoppgavene i systemet. Alle andre er definert som saksbehandler uavhengig om de er rådgiver, kontorfaglig eller psykolog. Det er viktig at man velger rett rolle ut ifra hvilke oppgaver man skal utføre. For eksempel hvis du har rolle ved flere avdelinger eller enheter, må du velge riktig rolle slik at rett informasjon blir registrert i for eksempel brevene du skriver. 

Det også mulig å ha en fungerer-for-rolle der kollegaer kan fungere for hverandre under ferie og sykdom. Det er kun ledere på samme nivå eller høyere som får fungerer for-rolle for en leder. Dersom andre enn leder fordeler ufordelte dokumenter kan man få en saksfordelerrolle.

Mer om roller og rettigheter finner du her.