Rutine: Korrespondanse på tvers av enheter i Bufetat (interne notater - X- og N-notat)

Aktuelle veileder finner du her.

Generelt

Notater skal benyttes når du skal sende et dokument til en intern mottaker i Bufetat. Notater skal benyttes i stedet for interne e-poster, så fremt det er arkivverdig.

NB! Brev til og fra Bufdir og regionene skal registreres som inngående og utgående brev. Rutine for ny samhandling mellom Bufdir og regionene finner du her.

Merk deg at flere kan jobbe i samme sak, selv om man tilhører forskjellige enheter og regioner (gjelder ikke direktoratet sine saker - se rutine over). Alle dokumentene om et tema kan samles i en sak, både de interne dokumentene (dokumenttype N og X) og eventuelle eksterne dokument (dokumenttype I og U). Dette gir god oversikt og gjør oppfølgingen enklere og tryggere.

Noen eksempler:

• Regionens arbeid med utkast til disponeringsskriv - regionkontor og enheter benytter samme sak.
• Høringssaker – hele høringsprosessen samles i en sak.
• Årlig kontroll av statlige institusjoner – regionkontor og enhet(er) benytter samme sak.

Dokumenttype N og X

Hvis du ønsker at mottaker skal følge opp eller svare på notatet du sender, skal du bruke dokumenttype N, notatet får da restanse (rødt flagg) hos mottaker.

Hvis du ikke behøver svar på notatet, bruker du dokumenttype X (notatet får ikke restanse hos mottaker - ingen røde flagg).

Hvor finner du interne notater til deg

Notater sendt til deg, med dokumenttype N, finner du i «Innboks» i venstremenyen i ePhorte.

Notater sendt til deg, med dokumenttype X, finner du i «Post til orientering» i venstremenyen i ePhorte. Her blir det liggende i 30 dager før de forsvinner av seg selv.

Når får mottaker notatet

Når du er helt ferdig med å skrive notatet og har krysset av for «Marker dokumentet som ferdig», eller det er blitt godkjent elektronisk får notatet status F. Da har mottaker dokumentet i sin Innboks eller Post til orienteringumiddelbart.

Skrive notat

Finn riktig sak, opprett ny journalpost og velg dokumenttype N eller X. Registrer en informativ tekst i innholdsfeltet, dette er viktig for søkbarhet og gjenfinning. Hvis aktuelt, registrer tilgangskode og eventuell skjerming av tekst (f.eks. personopplysninger). Velg Lagre og nytt dokument, velg ønsket mal og skriv dokumentet. Veileder for å Opprette interne notat.

Registrere interne mottakere (hovedmottakere og kopimottakere)

Registrer samtlige interne mottakere og kryss av for den/de som kun skal være kopimottakere. Du trenger ikke kjenne initialer (kode) eller korrekt navn på mottakerne eller mottakernes enhet, dette kan du søke fram når du registrerer. Det anbefales kun å sette enheten som mottaker på notatet, da kan enheten selv fordele videre til rett saksbehandler, og man er sikret at posten kommer frem. Hvis du sender notatet direkte til saksbehandler må du være sikker på at vedkommende er riktig saksbehandler og er til stede (ikke er syk, har ferie etc.).

Hvis notatet skal ha eksterne kopimottakere

Hvis eksterne skal ha kopi av notatet, oppretter du en utgående journalpost og skriver et utgående brev hvor notatet knyttes til som vedlegg i den nye journalposten (knytt til eksisterende dokument). Så sendes brev med vedlegg ut på vanlig måte.

NB! Det skal være ekstern korrespondanse mellom Bufdir og regionene.

Sende notatet til godkjenning

Før notatet ferdigstilles skal det eventuelt godkjennes (avhengig av fullmakter og innhold). Notat som sendes til annen adm. enhet må sendes til godkjenning før ferdigstilling. Du kan velge mellom enkel godkjenning og sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde).

Enkel godkjenning

Enkel godkjenning benyttes når kun en skal godkjenne dokumentet. Ved enkel godkjenning endres status til F (Ferdig) i det øyeblikk det godkjennes.

Sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde)

Sekvensiell godkjenning benyttes når flere skal godkjenne et dokument. Her må saksbehandler selv ferdigstille notatet når det er godkjent av alle på runden. Husk tilgangsgruppe på journalposten slik at deltakerne i runden kan se dokument de skal godkjenne.

Svare på notat

Når du skal svare på notat, kan du stille deg i den mottatte journalposten og velge Besvar/Avskrivfra menyen øverst til venstre i journalposten. Velg Svar med notatog velg deretter ønsket dokumenttype N eller X.

Innsyn og vurdering av offentlighet

Selv om dokumenttype N og X benyttes, betyr ikke det at dokumentene kan unntas offentlighet. Det er kun dokumentets innhold som teller når unntak fra offentlighet skal vurderes.

Eksempler på intern dokumentflyt i Bufetat

Arbeidet med disponeringsskrivet er et godt eksempel på nytten av intern dokumentflyt.

Regionskontoret får utkast til disponeringsskriv fra direktoratet og skriver et notat (dokumenttype N) hvor mottakere er samtlige enheter i regionen og hvor regionskontoret ber om tilbakemeldinger. Notatet har lenke til disponeringsskrivet, slik at mottakerne kan lese det ved å klikke på lenken. Den enkelte enhet kan skrive notater i saken og regionskontoret får på den måten en samlet oversikt over tilbakemeldingene fra enhetene. Enhetene har fullt innsyn og kan se hverandres tilbakemeldinger.

ePhorte-veiledere

Veilederne hjelper deg som ønsker detaljerte beskrivelser med bilder av hvordan de enkelte oppgavene utføres i ePhorte: http://bufetat.arkivplan.no/content/view/full/14853