Formål:
E-post i offentlige organer har mange bruksområder. Det kan dreie seg om alt fra formidling av enkle meldinger av privat eller uformell karakter til overføring av informasjon som gjør at e-posten fremstår som et saksdokument for organet. Saksdokumentet kan enten bestå av selve e-postmeldingen alene, ett eller flere vedlegg til e-postmeldingen, eller begge deler. E-postdokumenter som er saksdokumenter må håndteres i samsvar med de regler som gjelder for journalføring, arkivering og innsyn, på lik linje med tilsvarende papirdokumenter, og registreres i ElementsFlyt.
Viktig å merke seg:
Dokumentene skal konverteres til PDF før de sendes til eksterne mottakere.
Det er ikke tillatt å benytte e-post for forsendelse av sensitive personopplysninger som er unntatt fra offentlighet iht Offentlighetslovens § 13 jfr en faglov. Denne type dokumenter skal sendes via saksbehandlingssystemet og Sikker digital forsendelse, eller fysisk til ekstern mottaker. Ved intern forsendelse skal også ElementsFlyt brukes (notat med oppfølging og notat uten oppfølging).
Arkivverdig e-post:
Med arkivverdig e-post menes dokumenter som anses å inneholde opplysninger eller vurderinger som har betydning for en sak – dvs. være gjenstand for saksbehandling eller i seg selv ha verdi som dokumentasjon. E-post som i utgangspunktet ikke antas å være arkivverdig dokumentasjon (som f. eks. private e-poster, jobbrelatert e-post uten betydning for behandling eller dokumentasjon i gjeldende sak, generell informasjon og lignende) skal ikke registreres i ElementsFlyt.
Dersom det forekommer e-postkorrespondanse mellom saksbehandlere og ledere vedrørende enkeltsaker skal denne korrespondansen registreres som et notat i saken.
Dersom e-postkorrespondansen involverer eksterne skal e-posten behandles som utgående eller inngående dokument og registreres på denne måten.
Registrering av e-post:
E-post til/fra ekstern mottaker/avsender: Har saksbehandler som mottaker/avsender ansvar for å registrere i ElementsFlyt. Dersom avsender/mottaker representerer en organisasjon/institusjon er det institusjonens navn som skal stå som avsender/mottaker og ikke personen som har sendt e-posten, denne skal da stå i feltet Kontaktperson.
E-post internt i etaten: Det er alltid avsender av interne e-post som har ansvar for å registrere dette i ElementsFlyt. Den som har sendt e-posten skal stå som saksbehandler, mens de(n) som har mottatt e-posten skal står som intern(e) mottaker(e).
E-post som skal inn i en sak på sikker sone/inn i BiRK skal registreres av saksbehandler. På grunn av at inngående eposter ikke kan registreres som inngående dokument i Birk, kan disse sendes Dokumentforvaltningen i edialog, eller registreres av saksbehandler selv i Elements sikker sone.
Sentralt e-postmottak:
Bufdir/Bufetat har et sentralt e-postmottak (postmottak@bufetat.no) som håndteres av Dokumentforvaltningen. Denne adressen benyttes til all formell epost-korrespondanse i Bufdir/Bufetat, og det bør klart fremgå hvem som er mottaker. Det er dokumentforvalternes oppgave å fordele/registrere e-post som mottas på denne adressen. Det sentrale e-postmottaket er bemannet i normalarbeidstiden.
Arkivverdige e-poster som ikke sendes til postmottak-adressen, men direkte til en saksbehandler eller leder, må mottaker av e-posten selv importere til ElementsFlyt (intern sone). De enhetene som har egne felles e-postadresser (f.eks. enhet1@bufetat.no) er selv ansvarlige for å overføre den arkivverdige e-posten som går til og fra denne adressen til ElementsFlyt. Dokumentforvaltningen vil deretter kvalitetssikre/journalføre.
Se også:
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften)
