1     Innledning

1.1        Formål

Formålet med denne veiledningen er å etablere felles rutiner for arkivering av dokumentasjon i personalmapper og personalsaker, innenfor lovverk, rammene av Bufetats personalreglement og rutiner for dokumenthåndtering.

1.2 Lovverk
Arkivlov med forskrifter
Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven)
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova)
Lov om statens ansatte (Statsansatteloven)

1.3 Aktuelle veiledere:
Standardtekster personalmapper/personaldokumentasjon.

2    Personalmappe

Mapper på hver ansatt som inneholder dokumentasjon som angår den enkelte arbeidstaker og dennes ansettelsesforhold.

Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes ansettelsesforhold journalføres i medarbeiders personalmappe. Unntatt fra registreringskrav (journalføringsplikten) er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes søknad om permisjon med lønn (SAP), innsendte sykemeldinger, lønnsbilag og reiseregninger osv.

Personalmappen følger den ansatte så lenge man har et ansettelsesforhold med Bufetat/Bufdir. Personalmappen overføres til nytt tjenestested av den som står som saksansvarlig, evt settes som ferdig dersom ansettelsesforhold opphører.

Det er ingen automatikk at ny leder skal ha tilgang til all dokumentasjon fra tidligere tjenestested. Tidligere tjenestested/leder avgjør om leder ved nytt tjenestested har tjenstlig behov og skal ha tilgang.

Personalmappe ordnes etter Bufetats arkivnøkkel – kode 1.8.3, og med sekundærklassering for personalmapper som er fødsels- og personnummer.

2.1    Dokumenter som skal journalføres i personalmapper – ikke uttømmende

• Søknad på stilling – kopieres fra ansettelsessak
• Attester for utdanning og arbeidspraksis – overføres fra ansettelsessak
• Kompetansegivende kurs og opplæring – overføres fra ansettelsessak
• Tilbudsbrev
• Signert arbeidsavtale
• Taushetserklæring
• Villighetserklæring
• Sikkerhetsinstruks
• Politiattest
• Dokumenter som gjelder pensjonsforhold, endring av stillingsprosent og lønnsplassering
• Vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid
• Særskilte avtaler i arbeidsforholdet
• Permisjoner med ansiennitetstap (uten lønn)
• Skriftlig advarsel
• Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev
• Eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og kopi av sluttattest/bekreftelse på arbeidsforhold
• Avgjørelse i personal- og/eller varslingssak som har betydning for ansettelsesforholdet til den enkelte

2.2   Dokumenter som registreres i personalmappe og slettes ved avlevering til Arkivverket

Dokumenter som ikke har betydning for ansettelsesforholdet etter fratreden journalføres i personalmappen, men slettes ved avlevering til Arkivverket – f.eks politiattest, treningskontrakt o.l. Disse dokumentene registreres som Dokumentpost i saksmappe (Y-dokument) i personalmappen.

3.    Personalsaker

Personalsaker opprettes på forespørsel fra leder og/eller HR og skal inneholde dokumenter som kan oppstå i et ansettelsesforhold og som er hendelsesbasert. Dette kan være varslinger, ordensstraff, disiplinærsaker og AKAN-opplegg knyttet til en medarbeider. Det er viktig å arkivere og håndtere denne type dokumentasjon utenfor personalmappen da det er andre lovverk og regler som styrer håndtering av denne type dokumentasjon, jfr statsansatteloven § 25 (4) og ny personvernforordning – GDPR. Personalsaker ordnes etter Bufetats arkivnøkkel – kode 1.8.4 eller 1.8.5.

3.1   Dokumenter som skal journalføres i personalsaker – ikke uttømmende

• Dokumenter knyttet til disiplinærreaksjoner
• Korrespondanse og dokumentasjon ifb personalsaker
  • Referater
  • Innkallinger
  • Innhenting av uttalelser og så videre
  • Dokumenter knyttet til Akan-avtale (avtale, samtykke etc.)

4.    Innsyn

Opplysninger og saksdokumenter gjøres utilgjengelig for uvedkommende ved tilgangsstyring.  Saksbehandler skal kun ha tilgang til opplysninger de har saklig behov for i sitt arbeid, og opplysninger skal ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.

Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv (partsinnsyn).

5     Tilgangsstyring og tilgangskoder

Tilgangsstyring og tilgangskoder til personalmapper og personalsaker tildeles ihht. Rutine for autoriserings og tilganger. Tilgangskoder som benyttes for denne type dokumentasjon er P – Personalsaker. Tilgangskodene er inndelt fra P til P3 avhengig av skjermingsbehov.

6.    Avslutning, bevaring og avlevering

Personalmapper og personalsaker som skal avsluttes, markeres som ferdig av saksansvarlig. Dokumentforvaltning gjennomgår og avslutter mappene i ElementsFlyt.

Dokumentasjon i personalmapper skal bevares ihht felles kassasjonsbestemmelser i Forskrift om utfyllende tekniske bestemmelser og behandling av offentlige arkiver del II.  og Bufetats bevarings- og kassasjonsplan.