1 INNLEDNING1.1 FormålFormålet med denne retningslinjen er å etablere felles rutiner for arkivering av dokumentasjon i ansettelsessaker, innenfor lovverk, rammene av Bufetats personalreglement og rutiner for dokumenthåndtering. 1.2 Lovverk
Arkivlov med forskrifter
Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven)
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova)
Lov om statens ansatte (Statsansatteloven) 1.2 Aktuelle veiledere
2 Ansettelsessaker Ansettelsessaker opprettes i aktuelt rekrutteringssystem og i sakarkivet. Det opprettes en sak pr utlyst stilling. Saken klasseres med aktuell arkivkode i Bufetats arkivnøkkel innenfor kode 1.8.2. Saksbehandling utføres i rekrutteringssystemet og aktuelle dokumenter overføres til Bufetats saks- og dokumenthåndteringssystem av HR i Bufdir/AT/Regionene. Dokumentasjon i ansettelsessaken skal bevares iht felles kassasjonsbestemmelser i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) Kapittel 7 Del II § 7-11b. Tilgangskode AS benyttes, med hjemmel i Offentleglova § 25. Med unntak av utlysning og offentlig søkerliste. Her benyttes ikke tilgangskode. Arbeidsavtaler som utarbeides i ansettelsessaken skal påføres tilgangskode P med hjemmel i Offentleglova § 26.5 2.1 Dokumentasjon som skal overføres og journalføres i ansettelsessaker
| Dokumenttype
|
Dokument
|
Tilgangskode
|
| X
|
Utlysning
|
|
| I
|
Søknad på stilling (søkere som er innkalt til intervju)
|
AS
|
| X
|
Utvidet søkerliste
|
AS
|
| X
|
Offentlig søkerliste
|
|
| X
|
Godkjent innstilling og protokoll
|
AS
|
| X
|
Forslag til, og vedtak om lønnsplassering
|
AS
|
| I/U
|
Brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse
|
|
| U
|
Tilbud om stilling (vedlagt arbeidsavtale unntas med P Off.l § 26.5)
|
Vurderes*
|
| I
|
Bekreftelse eller avslag på stillingstilbud
|
Vurderes*
|
*Vurderes i de tilfeller det er bedt om konfidensiell behandling. Søknad og tilbudsbrev til den som blir ansatt, kopieres til vedkommendes personalmappe. Attester og vitnemål o.l flyttes til den ansattes personalmappe. 3 InnsynOpplysninger og saksdokumenter skjermes for uautorisert innsyn ved tilgangsstyring. Saksbehandler skal kun ha tilgang til opplysninger de har tjenstlig behov for i sitt arbeid, og opplysninger skal ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Søker har innsynsrett ihht Forskrift til forvaltningsloven Kap 5 Partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. 3.1 Tilgangsstyring og tilgangskoderTilgangsstyring og tilgangskoder til ansettelsessaker tildeles ihht. Rutine for autoriserings og tilganger i ephorte. Tilgangskode som benyttes for ansettelsessaker er AS – Ansettelsessak. 4 Avslutning, bevaring og avleveringAnsettelsessaker markeres som ferdig av saksansvarlig så snart sak regnes som ferdigbehandlet, og avsluttes deretter i ePhorte av dokumentforvaltningen. Ved en eventuell ny utlysning av stilling skal det opprettes ny sak i ePhorte. Bevaring og avlevering skjer ihht Arkivverkets til enhver tids gjeldende bestemmelser og Bufetats bevarings- og kassasjonsplan. |
